Великі компанії часто мають великий досвід і чіткі сценарії дій у разі перевірок.
А що робити молодому бізнесу?
Практикуючі юристи назвали десять основних заходів, які має вжити керівництво компанії, щоб перевірка не обернулася серйозним збитком.
До зазначених перевіряючим Ольга Семенова, юрист юридичної компанії «Сетра», додає Державну податкову службу, Санітарно-епідеміологічну службу (основні «клієнти» СЕС - підприємства громадського харчування, продовольчі магазини), Державну митну службу (представники служби є постійними гостями підприємств, що ведуть активну ЗЕД), Держінспекцію з питань праці, а також Пенсійний фонд (органи ПФ здійснюють перевірки на предмет дотримання правил обліку та сплати єдиного соціального внеску).
Перевіряючим вдається знайти контрафактне ПЗ в абсолютній більшості випадків, каже Летаев. Причому, навіть якщо мова йде всього лише про одну неліцензійної програмою, згідно ст.51-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУАП) міліція або Держдепартамент з питань інтелектуальної власності має право скласти протокол про правопорушення і конфіскувати ПК.
Часто під час перевірок «спливає» відсутність на підприємстві обов'язкової документації з охорони праці та пожежної безпеки, додає Ольга Семенова. Деякі підприємці навіть не підозрюють про багатьох з цих документів, захованих у нетрях нормативно-правових джунглів (якщо звернутися до Правил пожежної безпеки в Україні, затвердженим наказом МНС N126 від 19.10.2004, більшість підприємців побачать чимало нового).
Підприємства, що працюють з населенням, часто виявляються викритими у порушенні норм закону про захист прав споживачів, таких як, наприклад, відсутність доступної для споживачів обов'язкової інформації про послуги (перелік такої інформації містить в собі ст.15 згаданого закону).
________________________________
Щоб підготувати компанію до можливих перевірок, потрібно провести ряд заходів, які дозволять пом'якшити можливий збиток.
1. Розробити інструкції на випадок перевірки. Необхідно скласти інструкцію для співробітників про те, як вести себе у випадку перевірки. При цьому для секретаря, служби охорони (якщо така є), співробітників бухгалтерії і найманих топ-менеджерів повинні бути прописані і доведені окремі інструкції.
Для різних посад потрібно ввести різні рівні доступу до інформації, радить Анатолій Летаев. У такому випадку під час обшуку або допиту співробітник не зможе нашкодити компанії своїми показаннями.
2. Пояснити права і повноваження перевіряючих. Повинен бути складений чіткий список документів, які можуть вимагати перевіряльники, а також осіб, відповідальних за їх надання.
3. Провести інструктаж з кожним зі співробітників. Необхідно проінструктувати всіх співробітників щодо того, що підпадає під дію комерційної таємниці, а також озвучити стандартні відповіді на питання перевіряючих. При цьому знання персоналом своїх прав і обов'язків необхідно регулярно перевіряти.
4. Організувати грамотне зберігання даних. Для зберігання первинної документації повинно бути окреме приміщення з обмеженим доступом. Важливу інформацію потрібно зберігати на віддалених серверах, а дані - шифрувати.
Особливо «делікатну» документацію краще зберігати у адвоката, каже Ольга Семенова з ЮК «Сетра». З нею згоден і Анатолій Летаев. «Дія норм законодавства про адвокатську таємницю може стати додатковим рівнем захисту від перевіряючих інстанцій. Для компанії, яку перевіряють (запитують документи, намагаються їх вилучити, проводять обшук або виїмку і т.д.) - це законний привід не надавати такі документи », - пояснює він.
5. Провести сертифікований аудит. Професійні аудитори перевірять ваш документообіг і порадять, які помилки потрібно виправити.
6. Прописати інструкції для юриста компанії (або найманого юриста). Необхідно повідомити співробітникам його координати, включаючи номер мобільного телефону. Юрист повинен бути готовий відреагувати на несподіваний візит в будь-який час дня і ночі.
7. Встановити централізоване відеоспостереження (на вході, на ключових точках). Записи обов'язково потрібно зберігати в архіві.
8. Використовувати тільки ліцензійне і безкоштовне ПЗ. Якщо на ПК в компанії встановлені неліцензійні програми, їх потрібно легалізувати, замінити або просто видалити. Краще всього встановити на всі ПК певний пакет ПО і заборонити співробітникам встановлювати програми без відома керівництва, а також записувати / викачувати будь-що. «З такими положеннями та наказами повинні бути ознайомлені всі працівники, що підтверджується їх підписами», - говорить Анатолій Летаев.
9. Завести журнал реєстрації перевірок. Форма такого журналу якого затверджена наказом Держкомпідприємництва № 18 від 10.08.1998. У такому журналі перевіряючі зобов'язані будуть розписатися, зазначає Ольга Семенова з ЮК «Сетра».
10. Перевіряти контрагентів перед укладенням угод. Проблемний (не подає звітність, знаходиться в процедурі банкрутства, стосовно контрагента ведеться слідство) контрагент може стати приводом для перевірки компанії. Наслідки від взаємин з ним можуть бути дуже важкими: від визнання угод недійсними і податкових донарахувань до проведення слідчих дій (обшуків, допитів персоналу і т.д.) вашої компанії.
Практикуючі юристи назвали десять основних заходів, які має вжити керівництво компанії, щоб перевірка не обернулася серйозним збитком.
Хто приходить
Серед найбільш частих візитерів Анатолій Летаев, старший юрист ЮК «Юскутум», називає правоохоронні органи (привід - заяви громадян про правопорушення), Держінспекцію техногенної безпеки (на предмет дотримання норм пожежної безпеки), а також Держінспекцію з питань захисту прав споживачів.До зазначених перевіряючим Ольга Семенова, юрист юридичної компанії «Сетра», додає Державну податкову службу, Санітарно-епідеміологічну службу (основні «клієнти» СЕС - підприємства громадського харчування, продовольчі магазини), Державну митну службу (представники служби є постійними гостями підприємств, що ведуть активну ЗЕД), Держінспекцію з питань праці, а також Пенсійний фонд (органи ПФ здійснюють перевірки на предмет дотримання правил обліку та сплати єдиного соціального внеску).
Найчастіше бізнес відвідують податківці, правоохоронці та пожежникиКрім того, з перевірками можна чекати Держфінмоніторинг (перевіряє підприємства - суб'єктів первинного фінансового моніторингу), Державну екологічну інспекцію (здійснює перевірки на предмет відповідності діяльності підприємств вимогам законодавства про охорону природи) і Держслужбу із захисту персональних даних (з 1 липня 2012 року).
Що шукають
Останній тренд в перевірках - законність використання програмного забезпечення (ПО). Приводом такої перевірки може бути звернення із заявою до міліції будь-якої особи. Оскільки факти, викладені в заяві, повинні бути перевірені, виписується відповідний напрям на перевірку. «Якщо перевіряючі були допущені до комп'ютерів і, більше того, змогли використати для перевірки ПК софтсканери (які, до речі, в Україні не сертифіковані!), То ймовірність того, що ПК буде вилучений, а до компанії та її керівників будуть застосовані санкції, дуже велика », - говорить Анатолій Летаев. А санкції можуть бути досить суворими. Якщо розмір збитку, пов'язаний з використанням піратського ПЗ, перевищить 10 700 грн., Правоохоронці зможуть порушити кримінальну справу.Останній тренд в перевірках - законність використання ПЗ. Перевіряючим вдається знайти контрафакт в абсолютній більшості випадків
Перевіряючим вдається знайти контрафактне ПЗ в абсолютній більшості випадків, каже Летаев. Причому, навіть якщо мова йде всього лише про одну неліцензійної програмою, згідно ст.51-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУАП) міліція або Держдепартамент з питань інтелектуальної власності має право скласти протокол про правопорушення і конфіскувати ПК.
Часто під час перевірок «спливає» відсутність на підприємстві обов'язкової документації з охорони праці та пожежної безпеки, додає Ольга Семенова. Деякі підприємці навіть не підозрюють про багатьох з цих документів, захованих у нетрях нормативно-правових джунглів (якщо звернутися до Правил пожежної безпеки в Україні, затвердженим наказом МНС N126 від 19.10.2004, більшість підприємців побачать чимало нового).
Підприємства, що працюють з населенням, часто виявляються викритими у порушенні норм закону про захист прав споживачів, таких як, наприклад, відсутність доступної для споживачів обов'язкової інформації про послуги (перелік такої інформації містить в собі ст.15 згаданого закону).
________________________________
Десять кроків для захисту вашого бізнесу
Щоб підготувати компанію до можливих перевірок, потрібно провести ряд заходів, які дозволять пом'якшити можливий збиток.
1. Розробити інструкції на випадок перевірки. Необхідно скласти інструкцію для співробітників про те, як вести себе у випадку перевірки. При цьому для секретаря, служби охорони (якщо така є), співробітників бухгалтерії і найманих топ-менеджерів повинні бути прописані і доведені окремі інструкції.
Для різних посад потрібно ввести різні рівні доступу до інформації, радить Анатолій Летаев. У такому випадку під час обшуку або допиту співробітник не зможе нашкодити компанії своїми показаннями.
2. Пояснити права і повноваження перевіряючих. Повинен бути складений чіткий список документів, які можуть вимагати перевіряльники, а також осіб, відповідальних за їх надання.
3. Провести інструктаж з кожним зі співробітників. Необхідно проінструктувати всіх співробітників щодо того, що підпадає під дію комерційної таємниці, а також озвучити стандартні відповіді на питання перевіряючих. При цьому знання персоналом своїх прав і обов'язків необхідно регулярно перевіряти.
4. Організувати грамотне зберігання даних. Для зберігання первинної документації повинно бути окреме приміщення з обмеженим доступом. Важливу інформацію потрібно зберігати на віддалених серверах, а дані - шифрувати.
Особливо «делікатну» документацію краще зберігати у адвоката, каже Ольга Семенова з ЮК «Сетра». З нею згоден і Анатолій Летаев. «Дія норм законодавства про адвокатську таємницю може стати додатковим рівнем захисту від перевіряючих інстанцій. Для компанії, яку перевіряють (запитують документи, намагаються їх вилучити, проводять обшук або виїмку і т.д.) - це законний привід не надавати такі документи », - пояснює він.
5. Провести сертифікований аудит. Професійні аудитори перевірять ваш документообіг і порадять, які помилки потрібно виправити.
6. Прописати інструкції для юриста компанії (або найманого юриста). Необхідно повідомити співробітникам його координати, включаючи номер мобільного телефону. Юрист повинен бути готовий відреагувати на несподіваний візит в будь-який час дня і ночі.
7. Встановити централізоване відеоспостереження (на вході, на ключових точках). Записи обов'язково потрібно зберігати в архіві.
8. Використовувати тільки ліцензійне і безкоштовне ПЗ. Якщо на ПК в компанії встановлені неліцензійні програми, їх потрібно легалізувати, замінити або просто видалити. Краще всього встановити на всі ПК певний пакет ПО і заборонити співробітникам встановлювати програми без відома керівництва, а також записувати / викачувати будь-що. «З такими положеннями та наказами повинні бути ознайомлені всі працівники, що підтверджується їх підписами», - говорить Анатолій Летаев.
9. Завести журнал реєстрації перевірок. Форма такого журналу якого затверджена наказом Держкомпідприємництва № 18 від 10.08.1998. У такому журналі перевіряючі зобов'язані будуть розписатися, зазначає Ольга Семенова з ЮК «Сетра».
10. Перевіряти контрагентів перед укладенням угод. Проблемний (не подає звітність, знаходиться в процедурі банкрутства, стосовно контрагента ведеться слідство) контрагент може стати приводом для перевірки компанії. Наслідки від взаємин з ним можуть бути дуже важкими: від визнання угод недійсними і податкових донарахувань до проведення слідчих дій (обшуків, допитів персоналу і т.д.) вашої компанії.
Програма «мінімум»
Вартість впровадження повноцінної програми безпеки починається з 20 000 грн, каже Анатолій Летаев. Як приклад він навів розрахунок вартості мінімального переліку заходів (за еталон бралася компанія з штатом до 100 чоловік, сфера торгівлі):- Найм адвоката - близько 5000 грн за розробку інструкцій, положень; абонплата може становити від 3000 до 10000 грн на місяць, в залежності від схеми роботи з адвокатом.
- Система відеоспостереження, залежно від комплекту, обійдеться від $ 200;Як правило, всі ці заходи проводяться комплексно (до них потрібно також додати інструктаж персоналу). Реалізація програми «мінімум» займає від одного тижня до місяця.
- Оренда адвокатського сейфа в середньому складе близько $ 100 в місяць;
- Оренда сервера за кордоном у стабільних юрисдикціях і перевірених дата-центрах стартує від $ 100 в місяць;
- Проведення повноцінного юридичного аудиту тарифікується, як правило, погодинно; в хороших юридичних компаніях ціна складає від $ 100/год.
- Послуги з перевірки контрагентів - від 1000 грн на місяць.
